Kommunerna i Östergötland och Tranås inför ett gemensamt biblioteksdatasystem med gemensamt bibliotekskort. Här försöker vi svara på frågor som vi får om systemet, konverteringen,samarbetet m.m. I en namntävling fick systemet namnet Göta. När man säger Göta-samarbetet och Götabiblioteken menar man de 13 kommunerna i Östergötland plus Tranås.

FAQ - aktuella frågor under konverteringstiden

här listas de frågor vi får in och vi försöker svara så fort vi hinner.

Frågor angående Göta-samarbetet

Personal

·         Vad ingår i samarbetet?
14 kommuner, katalog, cirkulation, reservation, transporter, licenser, bibliotekskort, utbildning, webb, ev framtida intranät, betalningsmodul, krav, statistik, inköpssamarbete

o   Hur ser organisationen ut för GÖTA-samarbetet?

Bibliotekscheferna är styrgrupp – fattar beslut

Förvaltningsorganisation är under uppbyggnad. Den kommer att bestå av två heltidstjänster för systemansvar, fördelat på 6 personer som också tar emot felanmälningar. Ett gemensamt telefonnummer införs för felanmälningar (013-20 70 01 från 21/11/11). Just nu ringer man Lars Qvinth 070-644 30 26 och Charlotte Landgren 070-540 49 18 för konverteringsproblem och katalogproblem.

En kataloggrupp kommer också att bildas, till att börja med två heltidstjänster fördelat på 6 personer. Det kan bli fler om vi beslutar att gå över till LIBRIS nationell katalog.

En webbgrupp arbetar just nu med vilka funktioner som ska finnas och kommunikationsplan för Göta-samarbetet. En gemensam redaktionsgrupp bildas när vi kommit så långt.

o   Finns det en gemensam telefon/maillista till samtliga anställda inom GÖTA? Nej inte just nu men det var ett bra förslag. Återkommer när den är klar.

·         Kommer våra rutiner i det dagliga arbetet att förändras?

o   Hur hanteras Friare flödet, försvinner det?
Det blir en gemensam katalog där låntagarna reserverar själva och bestämmer på vilken biblioteksenhet de vill hämta mediet. Det kommer att innebära fler reservationer, fler plocklappar och fler lån. Plus höjd service till låntagarna. Vartefter biblioteken konverteras in i den gemensamma basen syns posterna där. Man släcker då ner sin gamla OPAC och det blir färre och färre träffar i gamla samsöken. Gamla samsöken dör sotdöden i februari.

o   Blir det en gemensam reservationskö? Ja

o   Blir det gemensamma riktlinjer för inköp?
Det finns en grupp som arbetar på uppdrag av bibliotekscheferna och som handlar om inköpssamarbete. I första läget kommer det att handla om inköp av medier på andra språk än svenska (PASS). En chefsgrupp har lagt fram ett förslag som styrgruppen beslutat om. Planeringsarbete pågår.

o   Plock-lappar, kommer det ut riktlinjer för när varje bibliotek ska ta ut plocklappar, eller kommer man lägga in regler i BOOK-IT för vart de faller ut? Kommer filialerna att undantas? Det kommer rekommendationer så småningom. Det här är ett område där vi inte är riktigt nöjda med hur det fungerar i förhållande till våra krav i upphandlingen. Vi jobbar hårt på frågan och under konverteringsperioden hanteras reservationsköer lokalt. I en framtida global reservationskö kommer även filialerna att ingå.

o   Vem kommer hantera transporterna mellan biblioteken? Dels mellan HB-HB, samt mellan HB-filial?
Vi har ett avtal med Posten som sköter transporter mellan alla huvudbibliotek (inklusive universitetsbiblioteket) 5 vardagar i veckan. Posten sorterar även medierna mellan biblioteken. Mellan HB och filialer fortsätter det som nu med lokala lösningar. Finns det önskemål om något annat får vi utreda frågan.

o   Hur kommer inköpsförslag att hanteras, lokalt eller i GÖTA?
Inköpsförslaget hanteras tills vidare som förut av respektive bibliotek. Förslag som kommer via webben hanteras av det bibliotek där låntagaren vill hämta boken.

o   Kommer det finnas instruktioner på hur man registrerar olika typer av låntagare? Vi har idag säkert olika sätt att lägga in t ex förskolor, lärarkort bokbusskort osv.
Det kommer att underlätta för cirkulationsparametrar och statistik om man lägger in kategorier i samband med förskolor etc. När det gäller om man skriver Västers förskola eller Förskola Väster spelar det mest roll lokalt och det kan vara bra att bestämma hur man skriver in institutioner på ett enhetligt sätt.

o   Om en beställd bok/media inte har kommit, vem kontaktar jag på respektive bibliotek?
Informationsdisken där man vill hämta mediet. De kan se om boken är på väg. Misstänker biblioteket att den försvunnit i Postens transport så kontaktar man länsbiblioteket.

·         Blir det ett ökat flöde av böcker, är det miljövänligt att skicka böcker fram och tillbaka från biblioteket, framförallt mellan små bibliotek?

·         Får vi gemensamma låneregler för GÖTA?

·         Om en låntagare har en skuld på en bok från Norrköping, men vill betala i Linköping, kan han/hon göra det?

·         Om låntagarna betalar sina skulder på hemsidan, vem får intäkterna?

·         Kommer alla medier att skickas mellan biblioteken?

·         Det finns dubbla katalogposter i katalogen efter konverteringarna, hur länge kommer det vara så?

Bibliotekskort

·         Nytt lånekort, ska alla gamla kort bytas ut? (under vilken tidsperiod?)

·         Kommer de gamla kortserierna att fungera efter lanseringen av ett nytt gemensamt kort? (Inloggning till databaser, OPAC osv.)

·         Ska det kosta låntagaren att få ett nytt?

·         Kommer vi ha en ny broschyr för GÖTA, som delas ut till våra nya låntagare med lånebestämmelser m.m.?

·         Kommer de gamla pin-koderna gälla?

Medier

·         Hur påverkas vårt utbud av databaser av ett gemensamt lånekort?

·         Kommer vi att göra urvalet av databaser gemensamt i länet?

·         Vem bestämmer vilka databaser som ska ingå? Gemensam budgetpott eller olika ansvarområden för respektive bibliotek?

·         Hur kommer samarbetet se ut inom PASS? Vem köper vad?

·         Blir det nya riktlinjer för vad som fjärrlånas, inköp kontra fjärrlån?

Marknadsföring

·         Hur kommer maskoten Svante att användas?

·         När ska kortsvanen användas?

·         Kommer det bli gemensamma kampanjer?

·         Blir det gemensamma blanketter, broschyrer m.m.? Kommer mallarna finnas tillgängliga för alla?

·         Vilken logga ska användas i vilket sammanhang? När är vi Linköping, Norrköping, Mjölby osv., när är vi GÖTA?

Hemsida

·         Får all personal utbildning i den nya hemsidan?

·         Kommer det knytas en funktionsbrevlåda till hemsidan, och i så fall vem bevakar den? En gemensam sida = gemensamma frågor om hela verksamheten?

·         Vad har jag för nytta av GÖTA?

·         Kan jag lämna böckerna som är lånade i Norrköping, Mjölby osv. i Linköping?

·         Vad är skillnaden mellan Friare flöde och GÖTA?

·         Blir det inte mycket transporter mellan biblioteken, för att jag ska få en bok/media? (Generellt: miljöaspekten)

·         Hur ofta körs det turer mellan biblioteken – när får jag min beställda bok?

·         Blir det en mindre/ökad kostnad för mig som skattebetalare i och med GÖTA?

·         Försvinner inte alla nya böcker ut till de mindre biblioteken från Linköping och Norrköping?

·         Om jag (som Linköpingsbo) har beställt en bok från Söderköping och den inte har kommit än, vem kontaktar jag för att få besked om beställningen? Söderköping eller Linköping? Vem är ansvarig för min beställning?

·         Kan jag få behålla mitt gamla kort?

Slut på frågelistan